Nepravilno upravljanje vremenom tokom radnog dana može dovesti do sindroma prekomjernog rada i hroničnog umora. Poštivanje jednostavnih pravila omogućiće vam da efikasnije koristite svoje radno vrijeme.
Uspjeh i karijera često ovise o upravljanju vremenom, sposobnosti planiranja vremena. Nije tajna da neki uspijevaju sve obaviti na radnom mjestu i pravovremeno napustiti službu, dok drugi neprestano ostaju u uredu do kasno i reviziju preuzimaju kod kuće. Mnogi su upoznati s neprestanom žurbom, gomilanjem zadataka i zadataka, nemogućnošću uslijed ogromne količine posla da se usredotoče na trenutni zadatak. Prekomjerni rad je posljedica dugotrajnog rada pod vremenskim pritiskom.
Da biste pravilno organizovali svoje aktivnosti, morate:
- Izvršite inventuru svog vremena za nekoliko radnih dana i primijetite nedostatak jasnog rasporeda, kasno izvršavanje zadataka, smetnje uzrokovane posjetiteljima i telefonske pozive.
- Analizirajte privremene gubitke. Tamo gdje je potrošeno više vremena nego što je bilo potrebno za određeni zadatak. Koliko je vremena provedeno na telefonu, jesu li svi telefonski razgovori bili usredotočeni ili prošarani razgovorima o drugim temama. Koliko je često tokom dana bilo komunikacije s ljudima koji su „jeli“vrijeme. Kakvo je ponašanje bilo u nepredviđenim situacijama: besciljna frka ili brza i tačna reakcija?
- Postavite pitanje "Volim li svoj posao?" Nijedan posao ne može se obaviti brzo i dobro ako mu se neko zgadi.
Gdje početi?
- Odredite cilj kako se ne biste izgubili u sitnicama i shvatili kamo ići.
- Napravite plan: 60% - zakazano vrijeme, 20% - neočekivano vrijeme, 20% - spontano vrijeme. Potrebno je podijeliti predstojeće poslovanje na dugoročno, srednjoročno i kratkoročno. Planirajte samo obim zadataka s kojima je zaista moguće izaći na kraj.
- Vođenje dnevnika najvažniji je alat za samoupravljanje, dobar alat za planiranje i kontrolu. Potrebno je prilagoditi planove i promijeniti ih ako se pokažu neizvodljivim.
- Poštujte princip prioriteta. Dajte prioritet. Nevažni zadaci, odgodite ih na neko vrijeme. Testirajte pozive, zadatke, pisma i druge sitnice koje treba izvršiti do maksimuma odmah.
- Naučite da kažete "ne" kolegi koji zatraži da posao obavi umjesto njega, u slučaju da: on to očigledno može sam obaviti; rokovi mogu pričekati; trebao je obaviti zadatak jučer.
- Slijedite pravila za početak dana, glavni dio dana i kraj dana. Pravila za početak dana: ustanite nakon buđenja s pozitivnim raspoloženjem, bez zamaha; ponovo provjerite plan rada za taj dan; sve složene i važne stvari koje treba obaviti ujutro; prvo riješite ključne zadatke. Pravila glavnog dijela dana: odbijte hitne stvari koje se dodatno pojave; izbjegavajte neplanirane impulzivne akcije; pravite pauzu, održavajte odmjereni tempo; izvoditi male slične zadatke u nizu; racionalno dovršiti započeto; kontrolirati vrijeme i planove. Pravila za završetak radnog dana: završite zadatke planirane za taj dan; kontrolirati rezultate i samokontrolu; napravite plan za sljedeći dan.
